Accesso agli atti conservati o formati dalla Questura
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PREMESSA |
Come noto, tra i compiti dell'U.R.P. della Questura vi è quello di garantire l'esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione di cui alla legge 7 agosto 1990, n. 241[1].
In particolare, l'istituto dell'accesso ai documenti amministrativi, disciplinato dal Capo V° della L. n. 241 del 1990 ("Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi") come modificata dalla L. n. 15 del 2005, è strumento indispensabile al fine di assicurare la trasparenza amministrativa, ossia la possibilità di un controllo sulla rispondenza agli interessi pubblici ed ai canoni normativi.
Inoltre, in base all'art. 29, comma 2-bis, della L. n. 241 del 1990, come riformulato dalla recente L. n. 69 del 2009, "attengono ai livelli essenziali delle prestazioni di cui all'art. 117, comma 2, lett. m) della Costituzione, le disposizioni della presente Legge concernenti gli obblighi per la pubblica amministrazione (…) di assicurare l'accesso alla documentazione amministrativa".
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DISCIPLINA GIURIDICA DELL'ISTITUTO |
La normativa di riferimento (i cui punti salienti sono di seguito sinteticamente riportati) è contenuta nella L. 241/1990 (artt. 22-28), nel Regolamento recante la disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi emanato con D.P.R. n. 184/2006, nel Regolamento per la disciplina delle categorie di documenti sottratti al diritto di accesso di cui al D.M. 10 maggio 1994, n. 415, così come modificato ed integrato dal D.M. 17 novembre 1997, n. 508 e la circolare Ministero dell'Interno - Ufficio 1° - del 9 giugno 1993, n. 5006/M/8/(9).
Per "diritto di accesso" si intende, in base alla normativa vigente, il diritto degli interessati a prendere visione e ad estrarre copia di documenti amministrativi.
Ne sono titolari tutti i cittadini, società e associazioni, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento di cui si chiede l'accesso.
Per "documento amministrativo", si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale.
In generale, l'accesso agli atti delle PP.AA. si può concretizzare in vari modi: mediante visione diretta degli originali presso gli uffici; la trascrizione del loro contenuto; l'acquisizione di una copia. Quest'ultima modalità, con estrazione di copia informale, è quella adottata in prevalenza.
Le informazioni in possesso di una pubblica amministrazione che non abbiano forma di documento amministrativo non sono accessibili.
Inoltre, sembra opportuno sottolineare che non è possibile chiedere all'amministrazione di elaborare dati in suo possesso, in quanto essa non è tenuta a svolgere tale attività al fine di soddisfare le richieste di accesso.
La richiesta di accesso formale deve:
1. contenere gli estremi del documento o gli elementi che ne consentono l'individuazione;
2. specificare i motivi che sottendono all'esercizio del diritto di accesso;
3. riportare i dati identificativi del richiedente;
4. ove occorra, dimostrare i propri poteri di rappresentanza del diretto interessato.
E' bene evidenziare che non può essere esitata la richiesta di "visione del fascicolo".
L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o di regolamento.
Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, l'amministrazione (a cura del Responsabile del Procedimento relativo all'accesso), entro dieci giorni, ne dà comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento ovvero con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione. In tale caso, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.
Per la loro importanza, si richiama l'attenzione sulle norme contenute negli artt. 3 e 4 del Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi di cui al D.P.R. 12 aprile 2006, n.184 (rispettivamente, "Notifica ai contro interessati" e "Richiesta di accesso di portatori di interessi pubblici o diffusi"), dei quali si riportano integralmente i testi:
Art. 3 "Notifica ai contro interessati":
1. Fermo quanto previsto dall'articolo 5, la pubblica amministrazione cui è indirizzata la richiesta di accesso, se individua soggetti controinteressati, di cui all'articolo 22, comma 1, lettera c), della legge, è tenuta a dare comunicazione agli stessi, mediante invio di copia con raccomandata con avviso di ricevimento, o per via telematica per coloro che abbiano consentito tale forma di comunicazione. I soggetti controinteressati sono individuati tenuto anche conto del contenuto degli atti connessi, di cui all'articolo 7, comma 2.
2. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione di cui al comma 1, i contro interessati possono presentare una motivata opposizione, anche per via telematica, alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, la pubblica amministrazione provvede sulla richiesta, accertata la ricezione della comunicazione di cui al comma 1.
Art. 4 "Richiesta di accesso di portatori di interessi pubblici o diffusi":
1. Le disposizioni sulle modalità del diritto di accesso di cui al presente regolamento si applicano anche ai soggetti portatori di interessi diffusi o collettivi.
Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all'ufficio competente.
La P.A. può rispondere in modo positivo, permettendo così l'accesso agli atti, oppure in modo negativo, rigettando la richiesta o facendo decorrere inutilmente i trenta giorni che determinano la formazione del silenzio rigetto.
L'amministrazione, inoltre, può differire l'accesso ove sia sufficiente per assicurare una temporanea tutela degli interessi coinvolti o per salvaguardare specifiche esigenze dell'amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa.
Se l'amministrazione accoglie la domanda, l'atto di accoglimento della richiesta di accesso dovrà contenere l'indicazione dell'ufficio, completa della sede, presso cui rivolgersi, nonchè di un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia.
L'esame dei documenti avviene presso l'ufficio indicato nell'atto di accoglimento della richiesta, nelle ore di ufficio, alla presenza di personale addetto.
I documenti sui quali è consentito l'accesso non possono essere asportati dal luogo presso cui sono dati in visione, o comunque alterati in qualsiasi modo.
L'esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, con l'eventuale accompagnamento di altra persona di cui vanno specificate le generalità, che devono essere poi registrate in calce alla richiesta.
L'interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.
L'esame dei documenti è gratuito.
In ogni caso, la copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento degli importi dovuti secondo le modalità determinate dalle singole amministrazioni.
Su richiesta dell'interessato, le copie possono essere autenticate.
Si rammenta che tutti i documenti amministrativi sono accessibili ad eccezione di quelli previsti dall'art. 24, commi 1, 2, 3, 4 e 5 della legge 7 agosto 1990, n. 241 (c.d. fattispecie di esclusione dell'accesso), tra i quali è contemplata l'esclusione per le richieste di accesso agli atti preordinate ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni e per le istanze che, ove soddisfatte, possano pregiudicare il diritto alla riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, imprese e associazioni.
Si evidenzia, infine, che il Ministero dell'Interno, in ossequio a quanto previsto dall'art. 24, comma 6°, della L. 241 del 1990, ha emanato, con il D.M. 10 maggio 1994, n. 415, così come modificato dal D.M. 17 novembre 1997, n. 508, il "Regolamento dei documenti sottratti all'accesso".
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PROCEDIMENTO PER L'ACCESSO AI DOCUMENTI DELLA QUESTURA |
L'accesso agli atti della Questura potrà avvenire in uno dei seguenti modi:
1. presentazione di domanda su apposito Modulo allegato alla presente e scaricabile in formato PDF dal sito della Questura. Il Dirigente dell'Ufficio Tecnico Logistico è pregato di provvedere all'inserimento del suddetto modulo nel sito della Questura.
2. Istanza formale di accesso, non compilata sul modulo apposito di cui al punto precedente, consegnata personalmente dall'interessato, contenente gli stessi elementi sostanziali richiesti dal modello elaborato dalla questura. Essa dovrà essere presentata, in orario d'Ufficio, all'U.R.P. della Questura, i cui Addetti saranno tenuti a rilasciare ricevuta e ad apporre sulla richiesta il timbro con la data di presentazione dalla quale decorrerà il termine di trenta giorni per la conclusione del procedimento.
3. Presentazione di domanda tramite fax o servizio postale (in questi casi la data di presentazione sarà quella in cui l'istanza perviene all'U.R.P., il quale ultimo provvederà ad inoltrare immediatamente all'interessato che l'abbia richiesto la ricevuta dell'istanza). Tali ultime richieste sono soggette all'accertamento della sussistenza del diritto del richiedente, che si ottiene con l'invio, contestuale alla richiesta, di copia di un documento di identità dell'interessato ed eventualmente del delegato.
4. Inoltre, per andare incontro al diritto, normativamente riconosciuto[2], di inoltrare in modo telematico comunicazioni e istanze e ricevere, sempre tramite gli stessi mezzi informatici, gli atti cui chiede l'accesso, si offre al cittadino la possibilità di esercitare l'accesso agli atti inviando la domanda relativa all'indirizzo di Posta Elettronica Certificata urp.quest.ms@pecps.poliziadistato.it. Non sono dovuti costi di produzione per ottenere la trasmissione per via telematica del documento elettronico formato dalla scansione degli atti. Nessun onere di produzione è dovuto anche nel caso in cui la richiesta di rilascio di copia informale sia presentata in formato cartaceo all'ufficio di polizia, ma contenga la specificazione che la copia degli atti sia emessa in formato elettronico da inviare ad un indirizzo PEC. Non potrà essere dato corso alla richiesta di rilascio di copia informale di atti mediante trasmissione telematica, se la stessa perviene da soggetto che non abbia utilizzato la PEC. La validità della trasmissione della ricezione del messaggio di PEC è attestata, rispettivamente, dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna. Per tutelare la sicurezza delle reti informatiche della Polizia di Stato, non è possibile accedere alla richiesta di rilascio di copia digitale degli atti su supporto offerto dal richiedente (es., pen-drive USB, hard disk portatile, ecc..). Le richieste di copie conformi all'originale sono, invece, soggette sia al pagamento dell'imposta di bollo che dei costi di riproduzione, giacché il documento continuerà ad essere originato in formato cartaceo.
Una volta pervenuta all'U.R.P., l'istanza dovrà essere posta all'attenzione dello scrivente per l'individuazione, ai sensi dell'art. 5 della Legge 241/1990, del Responsabile del Procedimento (fase della c.d. decretazione), il quale dovrà curare tutti gli adempimenti successivi.
Dopo la "decretazione" da parte del Questore, l'istanza dovrà essere, a cura degli Addetti all'U.R.P. numerata progressivamente, "scannerizzata" e memorizzata nel server.
L'istanza con la decretazione del Questore, "scannerizzata" e memorizzata nel server, dovrà essere trasmessa tramite PEC al settore interno come sopra individuato. La ricevuta attestante la trasmissione dell'istanza decretata dovrà essere conservata telematicamente.
Contestualmente, presso l'U.R.P. dovrà essere tenuto un registro cartaceo in cui, in ordine cronologico, saranno riportati gli estremi della pratica (ovvero, generalità del richiedente - data in cui è pervenuta presso l'Ufficio l'istanza- numero apposto sul documento memorizzato nel server per poterlo, all'occorrenza, ritrovare agevolmente - Responsabile del procedimento di accesso individuato dal Questore - ).
Costi di riproduzione: la copia dei documenti è rilasciata all'interessato previo pagamento degli importi dovuti, secondo le modalità determinate da ciascuna Amministrazione. Corrispettivo omnicomprensivo (costo della carta, spese funzionamento fotoriproduttore, ecc.) dell'importo fisso di Euro 0,25 per il rilascio da 1 a 2 copie, di Euro 0,50 da 3 a 4 copie e così di seguito, da corrispondere mediante applicazione di marche da bollo ordinarie da annullare con il datario a cura dell'ufficio.
I Responsabili dei vari procedimenti amministrativi di accesso agli atti potranno reperire tutta la normativa in materia, nonché le più importanti massime giurisprudenziali sull'accesso, nel sito http://www.commissioneaccesso.it/, sito della Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, istituita presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, ai sensi dell'art. 27 della Legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modifiche ed integrazioni.
[1] Si veda la circolare Catg. B.2/2011/Gab. del 18 Maggio 2002 avente ad oggetto "Questura di Massa Carrara - Riorganizzazione dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico".
[2] La possibilità di esercitare l'accesso per via telematica è espressamente prevista dall'art. 13 del regolamento di disciplina per l'accesso ai documenti amministrativi, in conformità a quanto stabilito dal Capo V della L. 241/1990, emanato con D.P.R. 184/2006, il quale rinvia all'art. 38 del D.P.R. n. 445/2000 ed agli artt. 4 e 5 del D.P.R. n. 68/2005 ed al decreto legislativo n. 82/2005.
