INFORMAZIONI SUL SERVIZIO:
Presso la Questura di Ferrara è attivo il progetto di gestione informatizzata dei dati delle persone alloggiate nella provincia:
Albergatori, Affittacamere, gestori di Bed & Breakfast,Room & Breakfast e similari , locazione appartamenti (uso turistico), Campeggi,Aree di sosta camper, privati e agenzie che effettuano locazione per uso turistico e di qualsiasi altra struttura ricettiva che, come previsto dall'art.109 del T.U.L.P.S., sono tenuti a comunicare all'Autorità locale di Pubblica Sicurezza le generalità delle persone alloggiate (soggiorni inferiori ai trenta giorni), attraverso il nuovo sistema ideato dal Ministero dell'Interno, dovranno effettuare la trasmissione dei dati in formato elettronico mediante la rete internet.
Il decreto legge 4 ottobre 2018,n.113, convertito dalla legge 1 dicembre 2018 nr.132 , ha chiarito che gli obblighi previsti nell'art.109 TULPS , in tema di registrazione e comunicazione alla Questura competente delle generalità delle persone alloggiate nelle strutture ricettive, si applichino anche "con riguardo ai locatori o sublocatori che locano immobili o parti di essi con contratto inferiore a trenta giorni".
Le strutture dovranno, tramite il proprio responsabile, farne specifica richiesta inviando il modello "Modulo Richiesta adesione al servizio" (download in alto a destra), compilato in ogni sua parte, al Questore di Ferrara, unitamente alla documentazione descritta in seguito.
Gli amministratori locali del sistema, verificata la documentazione inviata, registrano la struttura al servizio di invio telematico rilasciando "UserId" e "Password" che consente l'accesso al sito Internet https://alloggiatiweb.poliziadistato.it, raggiungibile tramite un comune browser.
Il sistema richiederà "Userid" e "Password" rilasciata dalla Questura nonché l’inserimento di codici che l’utente ricaverà dalla tabella che gli verrà inviata unitamente alle credenziali.
Il gestore della struttura ricettiva può inviare le schedine alloggiati con due modalità:
• inserimento On Line di una singola schedina per volta (relativa ad ospite singolo, ovvero ad un capo famiglia o ad un capo gruppo più i relativi ospiti);
• invio di un file in formato testo (estensione.txt) precompilato secondo la struttura record riportata nell'allegato tecnico del Decreto Ministeriale e contenente i dati relativi a più schedine; il file può essere costruito a partire dagli applicativi già utilizzati dalla struttura per registrare gli alloggiati fatto opportunamente modificare (dal proprio fornitore del gestionale) in maniera da creare automaticamente il file .txt da inviare al sito sopra indicato.
L'utente potrà, inoltre, accedere all'Area di Lavoro nella quale sono disponibili i seguenti servizi:
• scarica Ricevute che potranno essere stampate e salvate rilasciati in pdf;
• analisi Invii;
• area Download.
L'invio telematico dal giorno 17 gennaio 2013, data di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del D.M. del 7/1/'13 è divenuto obbligatorio per tutte le strutture ricettive, che hanno quindi l'obbligo di trasmissione esclusivamente alle Questure della Provincia con il predetto sistema.
Eventuali malfunzionamenti di software gestionale di terze parti o di altri enti, che non siano quelli posti in avviso sul portale relativi alla manutenzione ordinaria , non precludono dall'inserimento dei dati richiesti .
PROCEDURA PER OTTENERE LE CREDENZIALI D'ACCESSO AL SISTEMA:
Nel link in alto a DX troverete il modulo di richiesta attivazione della struttura ricettiva da compilare (è disponibile anche in versione .pdf compilabile offline , necessario salvarlo sul proprio pc e aprirlo per immettere i dati), e da inviare unitamente alla seguente documentazione.
• fotocopia di un documento di identità
• copia della documentazione presentata presso lo sportello S.U.A.P. (Attività produttive) con numero di protocollazione elettronica (se inoltrata per via telematica) e/o ricevuta di invio PEC , e/o timbro di avvenuta ricezione;
• CIN.
La documentazione deve essere inoltrata all'indirizzo seguente: dipps130.00f0@pecps.poliziadistato.it-
Appena riceveremo tale documentazione, se completa in tutte le sue parti , procederemo alla verifica e successivamente alla creazione dell’utenza.
La risposta verrà effettuata a mezzo pec all'indirizzo indicato nel modulo da voi compilato.( verificare la ricezione della posta elettronica visionando anche la cartella "spam" o "posta indesiderata" in quanto alcuni gestori di posta erroneamente considerano tali i messaggi provenienti da indirizzi PEC).
Per ogni delucidazione in merito all’utilizzo del sistema : Ufficio U.P.G.A.I.P. - 0532/294311
LINK AL PORTALE - https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/
F.A.Q. AlloggiatiWeb:
Di seguito sono state raccolte le F.A.Q. (domande frequenti), sulla base dei quesiti pervenuti, riguardanti le problematiche riscontrate nell'utilizzo del portale "alloggiati web", in uso alle strutture ricettive della provincia di Ferrara per la comunicazione delle presenze.
1. E' obbligatorio I'invio delle schedine alloggiati tramite il Servizio Alloggiati Web?
Sì. Dal gennaio 2013, con il Decreto Ministeriale del M.I. del 07/01/2013, è divenuto OBBLIGATORIO I'utilizzo del sistema telematico per la comunicazione dei dati degli alloggiati.
2. Devo iscrivermi al servizio Alloggiati Web, cosa devo fare?
Collegandosi al'indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it, è possibile accedere al portale Alloggiati Web. All' interno di esso è presente una sezione dedicata alle informazioni Generali con tutti i riferimenti normativi in materia (fra cui il D.M. 07/01/2013 che ha previsto l’obbligatorietà dell’utilizzo del sistema Alloggiati Web); una sezione "Province attive" dove è possibile trovare i recapiti degli Uffici competenti per il servizio Alloggiati Web per la provincia di riferimento; una sezione "Supporto Tecnico" con tutte le nozioni di base, i manuali e le F.A.Q. riguardanti le specifiche problematiche.
3. Come posso inoltrare la domanda di iscrizione?
E' possibile inviare la domanda di iscrizione ESCLUSIVAMENTE via e-mail all'indirizzo di posta elettronica certificata: dipps130.00f0@pecps.poliziadistato.it (N.B. : VALIDO ESCLUSIVAMENTE PER LE STRUTTURE NELLA PROVINCIA DI FERRARA).
4. Non riesco a collegarmi ad internet, ho il computer rotto, ci sono problemi tecnici nella linea telefonica, come faccio ad inviarvi le schedine alloggiati?
Ricordando che ci sono 24 ore di tempo dall'arrivo dell'ospite per inviare le schedine telematicamente, in caso di guasto o altro impedimento tecnico, si ricorda che il portale è raggiungibile anche da cellulare, quindi nel solo caso di indisponibilità dello stesso si potranno inviare i dati degli alloggiati alla pec dell’ufficio UPGAIP della questura di Ferrara: dipps130.00f0@pecps.poliziadistato.it -
5. Nel Campo relativo ai giorni di permanenza dell'ospite che cosa devo inserire ? Se l'ospite cambia idea e rimane dei giorni in più oppure in meno?
Come indicato nel manuale del servizio Alloggiati Web (punto 3 “invio on line”), consultabile direttamente all'indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/SupManuali.aspx; i giorni da inserire sono quelli dichiarati dall'ospite al momento dell'arrivo. In caso di prolungamenti della permanenza, i dati devono essere reinseriti come per un nuovo arrivo, specificando nuovamente il numero di giorni addizionali dichiarati dal cliente. Eventuali partenze anticipate non devono essere comunicate
6. Come si inseriscono i dati degli ospiti stranieri?
In caso di ospite straniero i campi "luogo di nascita" e "luogo di rilascio del documento di identità" dovrà essere inserita la nazione, non comune e provincia come invece è richiesto per i cittadini italiani. Come valido aiuto si può consultare il punto 3 “invio on-line” del manuale consultabile direttamente all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/SupManuali.aspx
7. Cosa devo fare per essere in regola? Devo stampare le ricevute di invio? Devo conservarle?
La ricevuta digitale di invio è emessa il giorno successivo all'invio delle segnalazioni ed è un file che l'utente deve solamente scaricare e conservare sul proprio PC o su un supporto di memorizzazione esterno (dischi esterni, pen drive, CD, DVD). Non è richiesto quindi di stamparli. I files contenenti le ricevute devono essere conservati dall'utente per 5 anni. Si consiglia di salvare i dati su supporti multipli, così da evitare problematiche nel caso di danneggiamento di un supporto.
8. Ho dei problemi tecnici, qualcuno può aiutarmi?
Per qualsiasi informazione di natura tecnica fare riferimento alla esaustiva manualistica e documentazione presente nel portale Alloggiati Web nella sezione “Supporto Tecnico” “area “Manuali”, cliccando all'indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it
Solo nel caso di quesiti particolari e specifici, non affrontati sul portale, inviare una richiesta all'indirizzo di posta elettronica certificatadipps130.00f0@pecps.poliziadistato.it, nella quale l'utente dovrà inserire il proprio identificativo, tutti i dati di contatto e della struttura ricettiva , oppure contattare il succitato ufficio tramite il Centralino della questura di Ferrara 0532.294311.
9. Ho un appartamento che sono solito affittare per brevi periodi a turisti, devo comunicare le presenze con il sistema Alloggiati Web e rispettare I' Art. 109 T.U.L.P.S.?
Si, anche il locatore privato non professionale, sprovvisto di SCIA o Partita Iva, deve provvedere agli adempimenti previsti dall' Art. 109 T.U.L.P.S. . Nei casi previsti, per locazioni superiori a trenta giorni non registrate, dovrà provvedere agli obblighi di legge tramite la c.d. "cessione fabbricato", ai sensi dell' Art, 12 D.L. 59/1978 oppure ex Art. 7 D. L.vo 286/1998 in caso di ospitalità ai cittadini stranieri (non comunitari). In tali casi la dichiarazione di "cessione" va fatta all' Autorita di P.S. (entro 48 ore dalla cessione dell'immobile), competente per zona.
10. Posso ancora usare le vecchie schedine cartacee di notificazione da far firmare al cliente?
L'inoltro delle presenze tramite le cd. schedine cartacee di notificazione è stato abrogato fin dal dicembre 2011, per effetto delle modifiche apportate all' Art. 109 c. 3 T.U.L.P.S. dall' Art. 40 c. 1 del D.L. 06/12/2011 nr. 201. Le presenze vanno segnalate ESCLUSIVAMENTE con il sistema telematico "Alloggiati Web".
11. Oltre all'arrivo, va segnalata anche la partenza?
No, l'onere di comunicazione è solo per l'arrivo. Non è previsto alcun obbligo analogo per le partenze.
12. In caso di gruppi o famiglie, ho l'obbligo di chiedere il documento a tutte le persone o solo al capo gruppo/capo famiglia?
Sì, l'Art. 109 T.U.L.P.S. prevede l'obbligo di dare alloggio solo a persone munite di carta di identità o altro valido documento. Vanno quindi identificati tutti i componenti di eventuali gruppi o famiglie.
In sede di inserimento dei dati nel portale telematico "Alloggiati Web" il sistema permette comunque inserimenti semplificati proprio per i gruppi e le famiglie, evitando così di dover inserire gli estremi del documento di ogni ospite, ma solo per il capo gruppo/capo famiglia. Questi passaggi sono ben spiegati al punto 3 “invio on-line” del manuale consultabile direttamente all’indirizzo: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/SupManuali.aspx
Attenzione, ciò però non significa che a monte le generalità non siano state debitamente verificate dal gestore mediante l'esibizione di un valido documento per ciascun cliente.
13. Per poter legittimamente acquisire i dati del cliente all'arrivo, devo fargli firmare qualcosa, per es. un'informativa sulla privacy?
No, per i dati necessari agli adempimenti di pubblica sicurezza imposti per legge dall' Art. 109 T.U.L.P.S., in quanto tali, non è necessario che il cliente firmi alcun atto di assenso.
14. Ho più strutture ricettive autorizzate con diverse D.I.A./S.C.I.A. dal Comune competente. Devo chiedere tante autorizzazioni all'invio telematico quante sono le autorizzazioni comunali?
Esatto, ogni abilitazione all'invio telematico farà necessariamente riferimento alla singola licenza D.I.A./S.C.I.A. del Comune. Quando riceverà i clienti per le varie strutture dovrà di conseguenza inserirne le generalità utilizzando le credenziali informatiche che fanno riferimento alla singola struttura ove gli stessi alloggeranno.
15. Ho da poco rilevato un'attività ricettiva il cui titolare era già autorizzato all’invio telematico posso usare le sue credenziali?
Assolutamente no, le credenziali informatiche sono personali e come tali associate alla persona titolare della struttura in quel momento. Pertanto lei dovrà richiedere ed ottenere una autorizzazione a suo nome e di conseguenza delle nuove credenziali informatiche.
16. Ho cessato I'attività ricettiva per la quale ero anche abilitato al sistema telematico, Alloggiati Web. Cosa devo fare?
In questo caso dovrà semplicemente inviare una mail all’indirizzo dipps130.00f0@pecps.poliziadistato.it, dichiarando la data di cessazione dell'attività a suo nome. In tal modo verranno disabilitate le credenziali informatiche a lei associate e nessun altro, da qual momento, potrà inserire dati con quei codici.
17. E' variata la società (compresa la partita iva) che gestisce la struttura ricettiva, già abilitata al sistema telematico "Alloggiati Web" ma il titolare/legale rappresentante è sempre la stessa persona. Cosa occorre fare?
Anche se il titolare/legale rappresentante della nuova società è sempre la stessa persona si deve presentare ex novo la domanda di autorizzazione all'invio telematico.
18. L'autorizzazione della Questura per l'invio telematico va rinnovata annualmente?
No, è permanente e quindi non va rinnovata. Ciò ovviamente vale se non intervengono variazioni nella titolarità della autorizzazione comunale (licenza/DIA/SCIA) per l'esercizio della struttura ricettiva. In quel caso va richiesta una nuova autorizzazione e nuove credenziali.
19. Sono abilitato da diversi anni al sistema telematico, fino a qualche tempo fa il sistema mi richiedeva i dati della residenza del cliente, adesso invece tali campi non sono più presenti ed invece viene chiesto il dato numerico della durata della permanenza. Come mai?
I campi della residenza sono stati eliminati dal 23/04/2013 per dare attuazione alle disposizioni contenute nel D.M. 07/01/2013. Quanto al dato della permanenza, espresso in numero di giorni, va inserito quello dichiarato dal cliente all'atto dell'arrivo o alla prenotazione. In caso di prolungamenti della permanenza, i dati devono essere reinseriti come per un nuovo arrivo, specificando nuovamente il numero di giorni addizionali dichiarati dal cliente. Eventuali partenze anticipate non devono essere comunicate.
20. Un cliente straniero ha un documento che non conosco, non so né se è valido né dove posso leggere i dati anagrafici necessari, come posso fare ?
Consiglio dell' Unione Europea ha messo a disposizione il PRADO, un registro pubblico online dei documenti di identità e di viaggio autentici raggiungibile all’indirizzo: http://www.consilium.europa.eu/prado/it/prado-start-page.html
Si tenga presente che le informazioni sui documenti europei di identità e di viaggio di questa banca dati non sono ancora complete; mancano alcuni documenti e versioni di documenti.