Servizio Alloggiati - Trasmissione Telematica delle Schedine

Servizio Alloggiati - Trasmissione Telematica delle Schedine

Gestione informatizzata dei dati delle persone alloggiate

Secondo quanto previsto dall'art. 109 del T.U.L.P.S. e dal Decreto del Ministero dell’Interno del 7 gennaio 2013 (modificato e integrato con Decreto Legge n. 53 del 14 giugno 2019 – art. 5 commi 1 / 1 bis, convertito con modificazioni dalla Legge 8 agosto 2019 n. 77), le strutture ricettive devono inviare con mezzo informatico le schedine delle persone alloggiate, mediante utilizzo del Servizio Alloggiati Web della Polizia di Stato alla U.R.L.   https://alloggiatiweb.poliziadistato.it 

            I destinatari della normativa in materia di Pubblica Sicurezza sono:

• gestori di esercizi alberghieri;
• gestori di altre strutture ricettive;
• chi fornisce alloggio in tende e / o roulotte;
• proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze (C.A.V.);
• affittacamere;
• gestori di strutture di accoglienza non convenzionali (ad es. bed and breakfast, boat and breakfast, ostelli della gioventù, alloggi turistici rurali, residence, Onlus con finalità ricettive) ad eccezione dei rifugi alpini inclusi in apposito elenco istituito dalla regione;
• case di riposo o case di salute (vd. Cassazione 15.02.2011 n. 5584);
• case di cura (vd. Cassazione 15.02.2011 n. 5584);
• appartamenti privati a uso turistico e / o affitti brevi, ossia soggetti che cedono, in locazione o in sub-locazione, immobili con contratti della durata inferiore a trenta / 30 giorni

(vd. circolare interpretativa del Ministero dell’Interno del 26 giugno 2015 n. 0004023 e art. 19-bis del Decreto Legge n. 113      del 04 ottobre 2018)

Strutture Ricettive:

Le strutture ricettive, per usufruire del servizio, dovranno, tramite il proprio responsabile, farne specifica richiesta inviando il modello di adesione “Istanza di Adesione per Strutture Ricettive” (scaricabile dal sito INTERNET della Questura di Sassari attraverso il link “Servizio Alloggiati – Trasmissione Telematica delle Schedine”), compilato in ogni sua parte, al Questore di Sassari, allegando copia del documento di identità del richiedente e copia della licenza (Duap / Suape) rilasciata dal comune ove ha sede la struttura, o copia della visura camerale per le agenzie immobiliari e property manager.

Appartamenti Privati:

Gli appartamenti privati (appartamenti o singole stanze) da affittare per brevi periodi (inferiori ai 30 giorni) senza fini imprenditoriali, per usufruire del servizio,  dovranno farne specifica richiesta inviando il modello di adesione “Istanza di Adesione per Appartamento Privato uso Turistico / Affitti Brevi” (scaricabile dal sito INTERNET della Questura di Sassari attraverso il link “Servizio Alloggiati – Trasmissione Telematica delle Schedine”), compilato in ogni sua parte, al Questore di Sassari, allegando copia del documento di identità del richiedente e copia di uno (SOLO UNO) dei documenti sottoelencati:

• 1 - Modulo di comunicazione locazione occasionale a fini ricettivi (art. 21/bis L.R. 28.07.2017, n. 16, come integrato dall’art. 6 della L.R. 06.07.2018, n. 23) protocollato/timbrato dal comune (Comune di ubicazione dell’immobile). In assenza di protocollo/timbro sarà sufficiente allegare al modulo la copia della ricevuta pec/mail di avvenuta comunicazione/trasmissione al comune.

            In alternativa al punto 1:

• 2 - Dichiarazione per l'attribuzione dello I.U.N. (Identificativo Univoco Numerico) e delle credenziali di accesso al SIRED (sistema informatico di raccolta ed elaborazione dati fornito dalla Regione Sardegna alle Province ed alle strutture ricettive per adempiere all'obbligo statistico verso l'ISTAT), registrandosi presso la Regione Autonoma della Sardegna – Direzione Generale del Turismo – Assessorato del Turismo, Artigianato e Commercio (vd. locazioni occasionali a fini turistici, L.R. n. 16/2017, Art. 21 bis – Obbligo ISTAT  D.L.gs. n. 322/1989 ss.mm.ii.).  *

In alternativa al punto 1 o al punto 2:

• 3 - Modulo di registrazione del pagamento della tassa di soggiorno protocollato per i comuni che hanno istituito la tassa di soggiorno. (per le seconde case non di residenza o di domicilio abituale occorre mettersi in regola con la registrazione al comune). **

I documenti richiesti dovranno essere trasmessi all'indirizzo mail:  alloggiatiweb.ss@poliziadistato.it o presentati al locale Ufficio U.R.P. (Ufficio Relazioni con il Pubblico).

Gli amministratori locali del sistema, verificata la documentazione inviata, registrano la struttura ricettiva o appartamento al servizio di invio telematico rilasciando le credenziali di autenticazione che consentono l'accesso al sito Internet https://alloggiatiweb.poliziadistato.it, raggiungibile tramite il browser Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge e Internet Explorer.  

Le credenziali di accesso verranno comunicate all'interessato a mezzo posta elettronica.

Dopo aver ricevuto le credenziali di accesso, per essere abilitati al servizio, occorre procedere all’Abilitazione. Una volta effettuata l’abilitazione, il gestore della struttura potrà iniziare con l'invio delle schedine accedendo all'Area di Lavoro tramite due modalità di inserimento:

• Inserimento On Line: inserimento di una singola schedina per volta (relativa ad ospite singolo, ovvero ad un capo famiglia o ad un capo gruppo più i relativi ospiti
• Invio File: invio di un file in formato testo (estensione txt) precompilato secondo la struttura record riportata nell'allegato tecnico del Decreto Ministeriale e contenente i dati relativi a più schedine;

All'interno dell’Area di Lavoro l’utente potrà disporre anche dei seguenti servizi:

• Analisi invii;   
• Gestione Ricevute: Una volta che le ricevute sono presenti e pronte da scaricare dal sito, il gestore della struttura ricettiva non avrà più l'obbligo della conservazione delle schedine relative alle persone alloggiate, ma dovrà stampare o salvare in formato elettronico ed esibire, in caso di controllo da parte degli organi competenti, solo le ricevute digitali degli invii effettuati. Le strutture ricettive hanno l'obbligo di eliminare le copie delle schedine di PS una volta ottenuta la ricevuta digitale di corretta trasmissione.

Il sistema consente la visualizzazione delle ricevute digitali solo per trenta / 30 giorni (le ricevute digitali devono essere conservate per cinque / 5 anni);  

• Guide;
• Gestione Appartamenti;          (per gli appartamenti privati ad uso turistico / affitti brevi)
• Modifica Password;

- “VEDI GUIDA” (Area “SUPPORTO” – Sezione “MANUALI” – “Manuale Utente”)

Obblighi previsti dalla legge

I soggetti predetti possono dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta di identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità secondo le norme vigenti e devono, entro le ventiquattrore successive all’arrivo, entro le 6 ore successive per soggiorni non superiori alle 24 ore, comunicare alla Questura di Sassari i dati in via telematica:

1. data di arrivo                                                       5. data e luogo di nascita

2. numero di giorni di permanenza                        6. cittadinanza

3. cognome e nome                                              7. tipo, numero e luogo di rilascio del documento di identità

4. sesso                                                                       (ad esclusione delle case di cura)

         Se si tratta di un nucleo familiare o di un gruppo, sarà sufficiente segnalare tali dati per il capo famiglia 

         o capogruppo che indicheranno i seguenti dati degli altri soggetti:

1.  numero di giorni di permanenza                         4. data di nascita e luogo di nascita

2. cognome - nome                                                 5. cittadinanza

3. sesso                                                                 - Per gli stranieri non va inserita la città di nascita ma solo la nazione  -    

                                                                                Es.: cittadino spagnolo nato a Madrid, nel luogo di  nascita scriverò:                                                                                           

                                     SPAGNA;  cittadinanza: SPAGNA;  luogo di rilascio del documento:  

                                     SPAGNA.  “vedi guida” – (consulta l'area "supporto”, “Scarica Tabelle " - “Tabella Stati”)    

Con il D.M. 7 gennaio 2013 il sistema informatico “alloggiati Web” viene individuato quale sistema unico di trasmissione alle Questure dei dati relativi agli alloggiati che non potranno, pertanto, essere consegnati in formato cartaceo, o in altra forma, né alla Questura, né ad altri enti (vd. Comune) o Forze di Polizia per il successivo inoltro.

Nell’eventualità vi siano dei problemi di natura tecnica al sistema “alloggiati Web” che impediscono la trasmissione telematica delle schedine dovrà essere contattata la Questura di Sassari al numero telefonico 0792495690 per ottenere l’autorizzazione alla trasmissione non telematica dei dati delle persone alloggiate.

L’invio alternativo è consentito solo ed esclusivamente nei casi previsti dagli artt. 2 comma 3 e 3 del D.M. del 7 gennaio 2013.

In tale evenienza i dati relativi alle persone alloggiate potranno essere trasmessi tramite posta elettronica all’indirizzo alloggiatiweb.ss@poliziadistato.it con l’invio di un elenco sequenziale dei soggetti alloggiati contenente tutti i dati richiesti normalmente dal sistema (vd. sopra), e ne andrà obbligatoriamente giustificato il motivo nel testo del messaggio (es. “problemi tecnici dovuti a… “, “in attesa di credenziali”, ecc.)

Le mail dovranno avere come oggetto: Presenze del Giorno giorno/mese/anno e Nome della Struttura Ricettiva (es. Presenze del giorno 03.05.2019 – Hotel X).

Errori o malfunzionamenti generati da software di terze parti, come i programmi gestionali o Sired, non saranno considerati motivi validi per il mancato inserimento dei nominativi all’interno del portale, che dovranno essere immessi manualmente direttamente dall’Area di Lavoro del portale stesso (selezionando dal Menu: Inserimento On Line).

La mancata giustificazione della comunicazione alternativa è da considerarsi una inottemperanza alla vigente normativa sulla comunicazione dei nominativi degli alloggiati.

La mancanza di dati, anche solo relativi alla struttura, che renderanno impossibile l’identificazione del mittente o degli ospiti, non verranno considerati validi.

Tutta la documentazione (allegata) dovrà essere trasmessa, solo ed esclusivamente, in formato PDF e dovrà essere visibile solo il modulo, frontale, comprensibile e senza alcun elemento di disturbo (es. tovaglie, mobili, ecc.).   

Gli allegati inviati a questi Ufficio che non rispetteranno i criteri sopra descritti non saranno considerati validi.  

Le modifiche operate dalle Leggi sul turismo, hanno eliminato i commi 4 e 5 dell'art. 109 del TULPS.   Il legislatore non ha comunque specificato alcuna sanzione amministrativa in caso di violazione del disposto dell'art.109 del T.U.L.P.S. Pertanto, ai sensi dell'art. 17 del citato TULPS le violazioni alle disposizioni del Testo Unico, per le quali non è stabilita una pena od una sanzione amministrativa, ovvero non provvede il Codice Penale, vengono punite con l'arresto fino a tre mesi o con l'ammenda fino a euro 206,00: le violazioni, pertanto, al disposto dell'art. 109 vengono ad essere di natura penale.

Con la nuova versione del Portale Alloggiati, attiva dal 18 gennaio 2022, è stato introdotto un nuovo meccanismo di accesso/sicurezza che non prevede più l’uso del certificato digitale. In sostituzione di quest’ultimo è stato creato un set di codici dispositivi che l’utente riceve già in fase di abilitazione dalla Questura competente territorialmente. Per tutte le utenze già censite nel portale che utilizzano il certificato digitale, entro la data di scadenza, dovranno migrare in autonomia al nuovo sistema di autenticazione.

Nella guida (“SUPPORTO” – Sezione “MANUALI”) viene illustrata la procedura da attuare per poter effettuare questa migrazione in autonomia senza l’intervento della Questura avendo come unica condizione obbligatoria la conoscenza delle proprie credenziali di accesso e la corretta importazione del certificato su un proprio browser. Mentre per gli utenti che al momento dell’accesso al portale alloggiati presentano il certificato scaduto dovranno prendere contatto con la Questura territorialmente competente per essere nuovamente abilitati. 

Per eventuali chiarimenti è possibile contattare i responsabili del servizio al numero 079-2495690, attivo solo ed esclusivamente il lunedì e il mercoledì dalle ore 09.00 alle ore 12.00

e via mail all'indirizzo alloggiatiweb.ss@poliziadistato.it attivo in via continuativa 24 ore su 24.